Hoe een tentwissel zorgde voor de afgelasting van Music On-festival: 'Ze wisten van de wijziging, daarna hebben we niks meer gehoord'

In dit artikel:

Festivalorganisator Loveland zag het Music On-festival op 9 en 10 mei op het sportpark Middenmeer in Amsterdam-Oost op het laatste moment geannuleerd nadat de Omgevingsdienst (OD) Noordzeekanaalgebied een negatief constructief advies gaf over een nieuw geplaatste tent. Burgemeester Femke Halsema trok de vergunning ongeveer 2,5 uur voor aanvang in, nadat de OD haar herbevestigde dat er onvoldoende zekerheid bestond over de veiligheid van de tentconstructie.

Wat gebeurde: Loveland had kort voor het festival de oorspronkelijke Saharatent vervangen door een Gallery Dome van tentleverancier De Kruijff. Die tent, met aan één kant een ronde en aan de andere kant een rechte zijde, onderscheidde zich constructief van een eerdere Gallery Dome die bij de viering van Amsterdam 750 op het Museumplein stond (daar waren beide zijden rond en aerodynamisch gunstiger). Volgens de OD ontbraken voor de tent die op het festivalveld stond de noodzakelijke berekeningen in het tentboek waarmee je kunt aantonen dat de spanten tegen lokale windbelasting veilig zijn.

Tijdlijn en communicatie: De vergunning voor het festival, inclusief het gebruik van de Saharatent, werd op 16 maart toegekend door stadsdeel Oost. Een dag later meldde Loveland de wijziging naar de Gallery Dome; die wijziging werd eind maart door het stadsdeel aan de OD doorgegeven. De OD geeft aan dat al in februari gesprekken hebben plaatsgevonden met De Kruijff, waarbij de dienst aangaf dat zij de constructieve veiligheid van dit type tent niet positief kon beoordelen. Dat kennisnemen door de leverancier en de OD lag dus eerder dan Loveland heeft begrepen; Loveland zegt pas drie dagen voor het festival geïnformeerd te zijn over het ontbreken van een positief advies.

De OD stuurde op 5 mei aan stadsdeel Oost dat er geen positief advies voor de tent kon worden gegeven omdat kwesties uit een adviesbrief niet adequaat waren beantwoord en benodigde rekenkundige onderbouwing ontbrak. Loveland leverde op de vrijdagavond vóór het festival nog een herzien beheersplan met extra maatregelen: bij windkracht 4 zijkanten afsluiten, bij windkracht 5 ontruimen en bij windkracht 6 volledig leegmaken; bovendien werden vrachtwagens met betonblokken als extra ballast geplaatst. Het Stedelijk Evenementenbureau (SEB), stadsdeel Oost en een adviespersoon van de burgemeester gaven aanvankelijk onder voorwaarden positief advies omdat zij Loveland als ervaren partner achtten en omdat het weerbericht dat weekend maximaal windkracht 3 voorspelde.

Waarom de vergunning alsnog werd ingetrokken: de OD bleef bij een negatief oordeel omdat essentiële technische vragen onbeantwoord bleven en berekeningen ontbraken, waardoor de dienst geen positief oordeel kon rechtvaardigen. Halsema vond het onhoudbaar dat zij zo kort voor aanvang een besluit moest nemen op basis van technische stukken die zij niet kon beoordelen en besloot de vergunning in te trekken. Politie en stadsdeel hadden ook zorgen over mogelijke ordeproblemen bij een last-minute afgelasting; het festival trok circa 15.000 bezoekers per dag, veelal ook uit het buitenland.

Reacties en verantwoordelijkheden: Loveland stelt dat de leverancier hen had moeten informeren over eerdere besprekingen met de OD en dat het bedrijf ervan uitging dat het tentboek compleet was. De Kruijff zegt dat die eerdere gesprekken gingen over een versie van de tent geplaatst door een Portugese leverancier tijdens Amsterdam 750 en stelt dat de tent voor Music On steviger zou zijn en dat de benodigde documenten door Loveland zijn aangeleverd. De meningen verschillen over of de aanvullende maatregelen die Loveland snel invoerde afdoende waren; stadsdeel Oost benadrukt dat die geen garantie boden voor een positief OD-advies.

Gevolgen: De annulering leidt tot een miljoenenverlies voor Loveland dat niet door de verzekering wordt gedekt omdat de vergunning uiteindelijk ontbrak. De branche reageert verontrust: brancheverenigingen roepen gemeenten op meer vertrouwen te hebben in de expertise van organisatoren en leveranciers. De gemeente Amsterdam kondigde aan het proces grondig te evalueren. Loveland voert aan dat als men eerder van de problemen had geweten, de organisatie nog tijd gehad zou hebben om terug te schakelen naar de oude tent en het festival zonder Gallery Dome door te laten gaan.

Breder belang: De zaak toont de kwetsbaarheid van grootschalige evenementen voor late technische bezwaren en de financiële risico’s als rollen en verantwoordelijkheden tussen organisator, leverancier en toezichthouder niet helder zijn. De uitkomst kan precedentwerking hebben voor andere festivals waar last-minute wijzigingen of onzekerheden rond tentconstructies spelen, en heeft de sector alert gemaakt op de noodzaak van tijdige en transparante informatie-uitwisseling en complete technische documentatie.